Có nên lưu hồ sơ trên máy tính?

Phương pháp lưu hồ sơ trên máy tính

Lưu hồ sơ trên máy tính góp phần giúp việc quản lý lượng hồ sơ xuất, nhập kho trở nên đơn giản và hiệu quả. Cùng tìm hiểu nhé.

Trong thời buổi công nghệ thông tin phát triển như hiện nay, để tối ưu diện tích và không gian kho lưu trữ người ta thường sẽ áp dụng phương pháp lưu hồ sơ trên máy tính. Trong bài viết này chúng ta cùng tìm hiểu về phương pháp lưu chứng từ này nhé.

Phương pháp lưu hồ sơ trên máy tính

Phương pháp lưu hồ sơ trên máy tính

Có nên lưu hồ sơ trên máy tính?

Đối với các doanh nghiệp nhỏ mới thành lập, diện tích văn phòng còn khá chật hẹp đã vậy vấn đề chi phí bỏ ra để xây dựng và quản lý một kho lưu trữ cũng không nhỏ. Chính vì thế các doanh nghiệp này thường sẽ lựa chọn sử dụng phương pháp lưu hồ sơ trên máy tính để giải quyết vấn đề này.

Khi sử dụng hình thức lưu trữ này, các công ty sẽ tiết kiệm được tối đa ngân sách và không gian cho việc lưu trữ hồ sơ. Không chỉ vậy phương pháp này còn giúp việc truy xuất và bổ sung tài liệu trở nên đơn giản và nhanh chóng hơn.

Các bài viết bạn nên tham khảo:

Tuy nhiên, lưu trữ như thế nào cho đúng? Quản lý các thư mục ra làm sao? Chúng ta cùng tìm hiểu tiếp ở phần phía dưới nhé.

Có nên lưu hồ sơ trên máy tính?

Có nên lưu hồ sơ trên máy tính?

Cách lưu hồ sơ trên máy tính

Đặt tên thư mục

Tên của một thư mục đóng vai trò quan trọng như ghi chú của một tập hồ sơ. Nó giúp bạn nhận biết và tìm kiếm tài liệu nhanh chóng, dễ dàng hơn. Dưới đây là một vài lưu ý đặt trên thư mục khi luu ho so

  • Hạn chế việc đặt tên thư mục có dấu vì việc này có thể gây ra lỗi trong một số phần mềm quản lý mà chúng ta sử dụng.
  • Ưu tiên tên file càng ngắn gọn càng tốt, nhưng vẫn phải giúp chúng ta có thể phân biệt được một cách dễ dàng khi tên các file gần giống nhau. Nếu đặt tên quá dài vượt quá số ký tự cho phép sẽ dễ gặp phải tình trạng lỗi khi sửa tên hay di chuyển file.
  • Đặt tên thư mục theo một quy tắc dễ gợi nhớ nhất. Bạn có thể thêm ký hiệu số thứ tự phía trước hay bất kỳ dấu hiệu nào mà bạn cảm thấy phù hợp cho việc tìm kiếm.

Sắp xếp thư mục 

Số thư mục rất nhiều và có xu hướng ngày một tăng lên, do đó bạn cần phải có cách tổ chức, sắp xếp hợp lý.

  • Lưu trữ theo từng năm: sau mỗi năm chúng ta lại tiến hành tổng hợp lại thành một thư mục lớn và di chuyển sang một ổ cứng khác để lưu trữ. Việc này giúp các thư mục được quản lý hiệu quả và giải phóng bộ nhớ cho máy tính của bạn.
  • Phân chia thư mục thành các mục, tài liệu nào liên quan với nhau sẽ được tổng hợp về chung một mục.
  • Thay đổi icon bên ngoài thư mục để tạo ấn tượng và dễ nhớ khi tìm kiếm.
  • Những tài liệu quan trọng liên quan đến công ty cần được bảo vệ an toàn thì bạn nên tiến hành cài đặt mật khẩu cho chúng.
Cách lưu hồ sơ trên máy tính

Cách lưu hồ sơ trên máy tính

Trong khuôn khổ bài viết, chúng ta đã cùng nhau tìm hiểu về phương pháp lưu hồ sơ trên máy tính và một vài lưu ý khi sử dụng phương pháp này.

Tuy nhiên, hình thức này vẫn còn một vài hạn chế nếu như lượng tài liệu quá lớn sẽ khó khăn trong việc quản lý thư mục cũng như các trường hợp rủi ro khác như nhiễm mã độc làm mất tài liệu.

Để dễ dàng trong việc lưu trữ và tiết kiệm thời gian chi phí bạn hoàn toàn có thể tham khảo thêm các dịch vụ lưu hồ sơ đang được các doanh nghiệp tin dùng hiện nay. Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ tận tình nhất.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

  • Địa chỉ: B6 Khu Biệt Thự, Thanh Đa, Phường 27, Bình Thạnh, Hồ Chí Minh 700000, Việt Nam
  • Điện thoại: 0286 258 9547 – 0286 258 9548
  • Email: Hotro_khohoso@vinamoves.com

Tác giả: Hoàng Nam

Nguồn: https://www.luuhoso.com/

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *